főoldal Főoldal Kapcsolat Kapcsolat Gyakran ismételt kérdésekGYIK
Rendezvényszervezés: a kezdetek

Definíció és feladatok

Első lépésként meg kellene fogalmaznunk, mit értünk rendezvény alatt?

Egy ilyen, nagyon gyakran használt, közhasznú kifejezés meghatározása nem is olyan egyszerű feladat. Amiért most mégis megkíséreljük, annak egyszerűen az az oka, hogy a későbbiekben e definíció mentén fogunk részletesebben megismerkedni témánkkal.
Előre meg kell jegyeznünk, hogy az itt közölt meghatározáson kívül még sok más, hasonlóan jó, vagy hasonlóan bírálható definíciót lehet alkotni. Jó szívvel valljuk be azonban, hogy mi a saját szempontunkból -- a rendezvényszervező és a rendezvényt megrendelő szempontjából -- kíséreljük meg definíciónk megalkotását.A rendezvény definíciója:Alkalmi, széles körű gyűlés, időszakos összejövetel, előre szervezett formában.

Nézzük meg részletesen, mit is takar ez a rövid, tömör meghatározás.

1.  A résztvevők számát tekintve a rendezvény nagyon sokfajta lehet a néhány fős, exkluzív reprezentációs rendezvénytől a több tízezer embert megmozgató nyílt napokig. A rendezvénynek résztvevők száma alapján történő osztályzása a későbbiek folyamán érdekes csoportosításra fog lehetőséget adni.

2.  A meghatározott cél, rendkívül fontos tényező. Tulajdonképpen egy adott (rendszerint fontos) cél elérése érdekében áldoz egy cég, szervezet, magánszemély vagy állami hivatal esetenként nem is kevés pénzt, időt és fáradságot a rendezvény megszervezésére. Ezért a cél meghatározása -- amint azt a későbbiekben látni fogjuk -- az egyik legfontosabb kiindulási feladata a rendezvényszervezőnek, még inkább a rendezvényt megrendelőnek. Természetesnek tűnik, ha rendezvényt kívánunk szervezni -- legyen az csupán egy baráti találkozó -- el kell határoznunk, hogy hol, mikor és körülbelül mekkora időtartamra gondolunk. Talán sejti már a kedves Olvasó, hogy ez a magától értetődő, alapvető követelmény nagyon sok gondot, problémát vet fel, és bizony, időnként a kudarc kiinduló oka is lehet.

3.  Az is természetesnek tűnik, hogy egy rendezvényt meg kell tervezni és meg kell szervezni. A jó háziasszony, ha vacsoravendégeket hív, végiggondolja, milyen fogásokat fog készíteni, ahhoz milyen nyersanyagok kellenek, mikor és hol fogja azokat beszerezni. Végül azt is el kell határoznia, milyen sorrendben készíti el az étkeket, hogy minden a lehető legfinomabb ízben és küllemben kerüljön az asztalra.Ezeken a jellemzőkön fogunk az elkövetkezőben végigmenni. Első lépésként azonban próbáljuk meghatározni, hogy melyek a rendezvény legfontosabb jellemzői. Ezt sem pusztán önmagáért szeretnénk összefoglalni, hanem azért, hogy előre fel tudjuk hívni a figyelmet a sikeres rendezvény néhány olyan fontos tulajdonságára, összetevőjére, amiket feltétlenül szükségesnek tartunk.

A rendezvény jellemzői

  • A rendezvény egyik jellemzője, hogy egyszeri esemény. Egyszeri olyan szempontból, ahogyan egyszeri például egy színházi előadás. Amikor megváltjuk a jegyünket és beülünk az előadásra, tudjuk, hogy amit itt most látni fogunk, az egy megismételhetetlen produkció lesz. Éppen ez az egyszeriség különbözteti meg a színházat a filmtől, a videótól; ez az egyszeri alkalom adja meg a súlyát és exkluzivitását a rendezvénynek.
  • A rendezvény, akárcsak a színházi előadás, egyedi. Egy jó színházban, jó színészekkel eljátszott hetvenötödik előadás is különbözik valami apróságban az elsőtől, a másodiktól vagy a negyvenkettediktől. Ritkán, de megtörténik, hogy egy rendezvényt többször kell megismételni. Erre is látni fogunk speciális és talán rendszeresnek is látható példát. Ilyen, ha egy tévétársaság road-showt szervez, akkor igyekszik mindig ugyanazt a műsort előadni a különböző helyeken, de biztosra vehetjük, hogy pontosan soha nem fog ugyanúgy sikerülni. Van még valami e jellemző tekintetében is, az említetteken kívül, ami a rendezvénynél és a színháznál azonos körülményeket teremt. Ez pedig az, hogy az előadó, a színész, a szónok teljesítménye nagyon nagymértékben függ a közönség, a résztvevők reakcióitól. Márpedig a közönség mindennap, minden helyszínen más.
  • A résztvevők számának hatása. Eltekintve attól a magától értetődő különbségtől, ami egy l5-20 embert befogadó zártkörű esemény és egy sok száz fős bemutató között van, a résztvevők száma nagyon sok szempontból meghatározó. A szükséges és lehetséges résztvevők számának meghatározása az egész rendezvény jellegére rányomja bélyegét. Nem beszélve arról, mennyire nehéz feladat annak biztosítása, hogy a kiválasztott vagy megcélzott közönség megjelenjen, és részt is vegyen a rendezvényen. Gondoljuk el, milyen kínos, ha száz fő helyett csak tíz jön el, de nem kevésbé okoz problémát ennek a fordítottja is. A résztvevők számának jó vagy rossz becslése, az eljövetelük biztosítása (mint látni fogjuk) egyike a legnehezebb, nagyon sok tapasztalatot és előrelátást követelő rendezvényszervezői munkáknak. Régi történet, hogy amikor Liszt Ferenc énekes kollegájával egy német városban koncertet adott, megdöbbenve látták, a rendezvény színhelyén csak néhány ember lézeng. Az énekes le akarta mondani a fellépést, kijelentvén, ilyen kis létszámú közönség előtt nem kívánja produkálni magát. Liszt azonban rábeszélte, vigyék végig az előadást: nem szabad megbántani azokat, akik eljöttek, ők biztosan meg akarnak minket hallgatni, nekik tehát a legjobbat kell adni. Nemcsak gyönyörűen játszott, hanem utána vacsorára hívta a közönséget a szemben lévő vendéglőbe. Másnap a csilláron is lógtak. Nálunk Magyarországon is megtörtént hasonló eset, amikor Szvjatoszláv Richter először járt itt. A csodálatos zongoristát senki sem ismerte. Néhányan elmentek ugyan a Zeneakadémiára, lássuk, ki is lehet ez az, akkor még ismeretlen, szovjet zongorista. De a szünetben a Zeneakadémia néhány telefonvonala, hiszen az ötvenes évek elején nem volt mobil, szinte izzott, mert rengetegen hívták a barátokat. Tódultak is az emberek ezt a csodát meghallgatni. Tehát annak ellenére, hogy a résztvevők száma és a rendezvény jellege nagyon erősen összefügg, azért mégsem határoz meg mindent.
  • Talán fölösleges is hangsúlyozni, hogy egy jó rendezvénynek magán kell viselnie a meghívó karakterét. Amikor tehát a meghívott elolvassa a meghívót, amikor belép a rendezvény színhelyére, pontosan tudnia, éreznie kell, ki a vendéglátó. Természetesen itt is sok függ a rendezvény céljától, de annak bevésése a résztvevő tudatába, hogy kinek a meghívásának tesz eleget, meghatározóan fontos.
  • Ha azt akarjuk, hogy a rendezvény elérje kitűzött célját, elengedhetetlen, hogy mély benyomást tegyen a résztvevőkre. A mély benyomás a tapasztalatok szerint egyben hosszan tartó is, és ez nagyon lényeges a rendezvényt megrendelő számára. Magától értetődik, ha egy rendezvény rosszul sikerül, akár a megrendelő, akár a megtervező, szervező vagy lebonyolító hibájából, akkor sajnos a rossz hatás is valószínűleg hosszú ideig fog érvényesülni, és esetleg nagyon mély lesz. Ezt a veszélyt azonban vállalni kell, mert ha nem igyekezünk hatást gyakorolni a rendezvényünkre ellátogatókra, akkor nem tudjuk elérni célunkat, feleslegesek voltak az erőfeszítések.
  • Éppen az előző ok miatt kell, hogy legyen valami a rendezvényben, ami váratlan, szokatlan, esetleg megdöbbentő. Maradjunk a jó háziasszony példájánál! Minden háziasszonynak van valami specialitása; az egyiknek a leves, a másiknak a pástétom vagy a szilvás gombóc. Amikor az embert meghívják egy ebédre, vacsorára akkor, ha már járt ott, van benne várakozás, emlékszik miből evett jót és egy kicsit várja a hasonló ízeket. Egy jó háziasszony részben megadja azt, amit várt a vendége, részben valami kellemes meglepetéssel is előrukkol. Az teljesen természetes, ha egy számítógépeket gyártó cég bemutatja a már jól bevált számítástechnikai berendezéseit. Ezt elvárják a rendezvényre látogatók. Az azonban megengedhetetlen, hogy semmi új ne legyen a bemutatottak között. És az sem baj, ha ez a cég például nem egy új számítógépet, hanem egy beszélő hűtőszekrényt állít ki, amely érzékeli, hogy kifogyott a kefir vagy a sör, és amikor kinyitja a tulajdonos a jégszekrényt, akkor megszólal: ideje újabb sörszállítmányt rendelni. A fejlettebb változatok meg is rendelik a sört, talán ki is fizetik, ha van miből. Mindenképpen kell tehát valami kis meglepetést szereznünk látogatóinknak.
Példák és tanulságok a rendezvényszervezés világából.

Rögtönözni tudni kell!

Az egyik üzletlánc 1994-ben épített fel vidéki logisztikai központját. Az avatásra 300 vendéget hívtak meg, közéleti személyiségeket és a cég potenciális partnereit egyaránt.A sátor, a színpad, a dekoráció időre elkészült, már csak a fogadás ínycsiklandó étkei hiányoztak. A vendégek már megérkeztek, folyt a gyárlátogatás, de az ételeknek még mindig nem volt se hírük se hamvuk. Telefonáltunk a konyhára. Itt azt mondták, már több mint két órája elindult a kocsi.
Most mit lehet tenni? A vendégek 5 perc múlva enni akarnak és nem tudjuk, hol a kocsi. Végül nagyon nehezen kiderítettük, hogy a sofőrnek volt egy 0660-as mobiltelefonja a kocsijában (ebben az időszakban a mobiltelefon még nem ritkaságnak számított). Felhívtuk, hogy hol van. Azt mondta, itt toporog a pesti rakparton, mert egy küldöttség miatt le van zárva az egész város, és nem engedik tovább. Sofőrünk ott ült két órája a rakparton és nem tudott se jobbra, se balra mozdulni.
Legalább megtudtunk valamit. Ez arra volt jó, hogy megtudjuk a programot miként kell módosítani.  Beláttuk, hogy két órán belül nem lesz étkezés. Ez hihetetlenül fontos információ volt. A vendégek jöttek, leültek. A megrendelő érdeklődött, hogy mikor is érkezik az étel. Tájékoztattuk, hogy le van zárva a város, és nem tudjuk pontosan megmondani.Nem volt mint tenni, menteni kellett ami menthető, hiszen a vendégek nem ülhettek a vacsora asztalnál üres tányérokkal.A szomszéd faluban találtunk egy cigányzenekart, és felkértük őket azonnal rögtönözzenek egy fergeteges cigányműsort.
Az öreg cigány pörgette hátul a nagybőgőt, a cimbalmos úgy ugrált, mint a Jerry Lee Louis, füstölt a hegedű, annyira húzták. Hatalmas sikerük volt, bementek a vendégek közé, ott is játszottak, énekeltették őket (akik közben nem gondoltak korgó gyomrukra).Időközben megindult a Szabadítsuk ki Willyt mozgalom, Ford Transitra átképezve. Hogyan lehet kiszedni a budapesti alsó rakpartról egy szállító gépkocsit?
Egyik munkatársam bátyjának, egy biztonsági szolgálat igazgatójaként, volt kék lámpája. Azóta persze ilyen trükkel már nem lehet élni. Őt hívtuk fel, kidobta a kocsira a kék lámpát, odament a sofőrünkhöz, és közölte, hogy mostantól kövesse. Keresztülment minden kordonon azzal, hogy ez itt most egy életmentő, biztonsági és titkos küldetés. Ilyen látványt még soha nem éltünk át (de nem is akarunk): itt a cigányok, füstöl a hegedű, ott meg látszik már, hogy jön a Transit!

Hátulra beállítjuk, még szólt a zene, az összes felszolgáló kezébe adtunk egy hidegtálat és mondtuk, hogy most egyszerre, két sorban megindulni, és mint régen a lakomákon, behordjátok tálakon az ételeket a király jelzésére. Bevittük az ételeket, letettük a büféasztalra, a vendégek meg örültek, tapsoltak, vége lett a zenének és elkezdtek enni. A vendégek semmit sem vettek észre az egészből, csak azt, hogy a cigányok úgy játszanak, ahogyan soha életükben még nem hallhatták.

Forrás: vatel.hu
 



Amit egy rendezvényszer...
Sikeres rendezvény lépé...
Egy jó rendezvényszervező munkája nem csak szervezési és lebonyolítási elemekből tevődik össze, hanem sok olyán háttér információval is rendelkeznie kell, amelyre nem is gondolnánk.

Avagy mikor tekinthetünk sikeresnek egy rendezvényt?

Rendezvényt szervezni mindenki tud. Jól, kevésbé jól, vagy éppenséggel nagyon rosszul, ez az általános vélemény, ha a témáról beszélget az ember.
Rendezvényszervezés vag...
Főkategória
Alkategória
Megye
Város

Már
694
cégtől kérhet
ajánlatkérést!


Szeretne megjelenni? Nyisson Online Irodát!  |   Impresszum  |  Online Iroda belépés  |
Esküvő  |  Lakodalom  |  Rendezvény  |  Rendezvényszervező  |  Rendezvényszervezés  |  Étterem  |  Cukrászda  |  Szálloda  |
Rendezvenyhajó  |  Konferenciaterem  |  Fotós  |  Videós  |  Színpad  |  Vetítés  |  Fénytechnika  |  Hangtechnika  |  Esküvői torta  |
Menyasszonyi ruha  |  Autóbérlés  |  Limuzin  |  Hintó  |  Rendezvénysátor  |  Meghívó  |  Party Szerviz  |  Eszközkölcsönzés  |
Catering  |  Fellépő  |  Vőfély  |  Zenekar  |  Esküvői dekoráció  |  Virág  |  Menyasszonyi csokor  |  Léggömb  |  Tűzijáték  |
Honlapkészítés garanciával  |  Lakóautó bérlés
A megszervezem.hu üzemeltetője a Internet Stratégia Kft. @ Minden jog fenntartva